Kurumsal Hafıza: Herkesin Bildiği Ama Kimsenin Yazmadığı Şeyler

Kurumlar binalar, sistemler, toplantı odaları ya da çalışan sayısından ibaret değildir. Gerçekte bir kurumun ömrü, sahip olduğu kurumsal hafıza kadar sürebilir. Ne yazık ki bu hafıza, en sık ihmal edilen varlıklardan biridir.

Sessiz Bilginin Sessiz Kaybı

"Herkes biliyor ama kimse yazmıyor." Bu cümle, kurumsal hayatta defalarca duyduğumuz ama üzerine nadiren düşünülen bir gerçekliği ifade eder. Bir departman çalışanını kaybettiğinde ya da bir sistem değiştirildiğinde kaybolan bilgi aslında yıllarca biriktirilmiş bir hafızadan ibarettir. Bu bilginin büyük kısmı dokümanlarda değil, insanlarda yaşar.

Kurumsal Hafıza Nedir?

Kurumsal hafıza, bir kurumun karar alma geçmişi, başarıları, hataları, deneyimleri ve alışkanlıklarının toplamıdır. Bu hafıza; yazılı belgelerle, prosedürlerle, sistem yedekleriyle ya da video kayıtlarıyla değil, çoğu zaman bireylerin zihinlerinde ve ilişkisel düzenlerinde bulunur.

Kurumsal Hafıza Kaybının Sonuçları:

• Tekrar eden hatalar: Geçmişte yapılan hatalar kaydedilmezse, yeniden yapılması kaçınılmaz olur.

• Sürekli yeniden başlama hissi: Her yeni yöneticiyle sıfırdan başlanır.

• Verimsizlik: Bilgiye erişim zorsa, çözümler gecikir.

• Bağımlılık: Kritik bilgiler sadece bir kişinin zihnindeyse, o kişinin ayrılması krize dönüşür.

  
  

Peki Ne Yapılmalı?

1. Doküman kültürü oluşturulmalı: Bilgi, bireylerin zihninden sistemlere aktarılmalı.

2. Bilgi devri zorunlu hale getirilmelidir: Pozisyon değişikliği veya ayrılma durumlarında yazılı aktarım süreci uygulanmalı.

3. Kritik bilginin haritası çıkarılmalı: Hangi bilgi kimde ve nerede tutuluyor bilinmeli.

4. Mentorluk ve deneyim paylaşımı desteklenmeli:

Bilgi sadece belgeyle değil, yaşanarak da aktarılır.

Son Söz

Kurumsal hafıza, sadece bir bilgi yedekleme meselesi değil; kurumsal birikimin, değerin ve sürekliliğin garantisidir. Yazılmadıkça kaybolur.

Bilgi sadece kullanılmaz, korunur ve aktarılırsa değer kazanır.