SAP Lisans Yönetimi: Dijital Dönüşümde Sessiz Tehlike
- Ayşe Kızılay
- 27 Haz
- 2 dakikada okunur
Dijital dönüşüm dendiğinde çoğu zaman veri, süreç, insan ve teknoloji konuşulur. Ancak bu dönüşümün sessiz ama kritik bileşenlerinden biri, yazılım lisanslarıdır. Özellikle SAP gibi kapsamlı sistemlerde, lisans yönetimi, yalnızca bir BT sorumluluğu değil; maliyet, risk ve uyum ekseninde stratejik bir yönetim alanıdır.
1. SAP Lisansları Neden Önemlidir?
SAP sistemleri genellikle kurumun kalbinde yer alır. Finans, insan kaynakları, satın alma, üretim gibi hayati süreçler bu platform üzerinden yürütülür. Ancak bu geniş kapsam, beraberinde ciddi lisans yükümlülükleri getirir. Yanlış sınıflandırılmış bir kullanıcı ya da farkında olunmadan SAP’ye erişen bir dış sistem, kuruma yüz binlerce Euro'ya mal olabilir.
2. SAP Lisans Türlerine Genel Bakış
a. Kullanıcı Bazlı Lisanslama (Named User License)
Professional User: Tam erişim hakkına sahiptir.
Limited Professional / ESS: Kısıtlı fonksiyonlara erişebilir.
Developer User: SAP sisteminde geliştirme yapabilen kullanıcıdır.
b. Paket Bazlı Lisanslama (Package License)
SAP modülleri için işlem hacmine dayalı lisanslama yapılır. (Örneğin belge sayısı, işlem sayısı vb.)
c. Digital Access (Dolaylı Erişim)
SAP dışı sistemlerin (örneğin CRM, e-ticaret platformları, robotlar) SAP’ye veri gönderdiği durumları kapsar. Genellikle en karmaşık ve maliyetli lisans konularından biridir.
3. Kurumları Bekleyen Lisans Riskleri
Yanlış kullanıcı lisanslama: Gereksiz yere daha pahalı lisans tiplerinin atanması.
Çift kullanıcılar: Aynı kişinin farklı kullanıcı ID’leriyle sistemde bulunması.
Multi-logon kullanıcılar: Aynı kullanıcının aynı anda birden fazla oturumda kullanılması.
Bot ve API bağlantıları: RPA sistemleri ya da dış uygulamaların lisanssız erişimi.
Denetim stresi: SAP denetimleri öncesi hazırlıksız yakalanma riski.
Yeni sistemlerle doğrudan/dolaylı erişim artışı.
4. Bütçe Planlamasında SAP Lisanslarının Yeri
SAP lisans maliyetleri, IT bütçesinin önemli bir kalemini oluşturur. Ancak çoğu zaman bu maliyetler yalnızca "mevcut lisansların yenilenmesi" olarak düşünülür. Oysa stratejik bir bütçeleme süreci şunları dikkate almalıdır:
Bir sonraki yıl kaç yeni personel alınacak?
Yeni projeler ya da modül genişlemeleri olacak mı?
Rise with SAP veya S/4HANA geçişi planlanıyor mu?
Yeni entegrasyonlar SAP’ye dolaylı erişim yaratacak mı?
Şirket birleşmeleri, grup şirketlerine yayılım gibi yapısal değişiklikler var mı?
5. SAP Lisans Yönetiminde En İyi Uygulamalar
SAP’nin sunduğu USMM ve SLAW araçlarıyla düzenli tarama yapın.
Kullanıcıları rollere göre sınıflandırın; lisans tiplerini iş gereksinimine göre belirleyin.
Kullanılmayan kullanıcıları silmeyin. Bunun yerine, geçerlilik sonu (validity end date) belirleyerek kullanıcıyı devre dışı bırakın.
Neden kullanıcı silmemeliyiz? SAP sistemleri denetim ve log kayıtlarını (audit trails) uzun süre saklar. Kullanıcıyı silmek, geçmiş işlemlerle olan bağlantının kaybolmasına yol açabilir. Bu da hem sistemsel tutarsızlıklara hem de denetim sorunlarına neden olur. Bu nedenle SAP'de kullanıcılar silinmez, yalnızca pasifleştirilir.
SAP sistemlerinde kullanılmayan kullanıcılar için rol iptali + geçerlilik sonu tanımlaması yapılmalıdır.
Yeni personel planlamasıyla birlikte kullanıcı lisans ihtiyaçları gözden geçirilmelidir.
Entegrasyon projelerinde oluşabilecek dolaylı erişimler (indirect access) lisans etkisi açısından analiz edilmelidir.
Yönetsel Not
SAP lisans yönetimi yalnızca BT’nin işi değildir. Mali işler, insan kaynakları ve hukuk birimleriyle birlikte yürütülmesi gereken kurumsal bir sorumluluktur. Özellikle bütçe dönemlerinde, SAP sistemleriyle ilgili lisans öngörüsü olmadan hazırlanan finansal planlar, yıl içinde ciddi sürprizlerle karşılaşabilir.
Uygulama Önerisi
Yılda en az iki kez kullanıcı lisans analizleri yapılmalı.
Yeni personel planlaması ile SAP kullanıcı ihtiyacı paralel yürütülmeli.
Entegrasyon projelerinde lisans danışmanlığı mutlaka alınmalı.
SAP lisans yönetimi için IT + Finans + İnsan Kaynakları ekipleriyle ortak bir SAP Lisans Değerlendirme Komitesi kurulması önemlidir.
Yorumlar