Proje Zekâsı | 5. Bölüm Proje Paydaşlarının Gücü ve Gölgesi

Projeler sadece yöneticiler ve ekiplerden oluşmaz. Sahnenin perde arkasında, sürecin başarısını doğrudan etkileyen bir aktör daha vardır: proje paydaşları. Doğru yönetildiklerinde projeye güç katarlar; yanlış konumlandıklarında ise projeyi içten içe yıpratabilirler. Yıpratan örnekleri daha çok gördüğümüzü belirtmek isterim.

1. Proje Paydaşı Nedir?

Proje paydaşı, projenin sonucundan doğrudan veya dolaylı olarak etkilenen, projenin yürütülmesi sürecinde beklentiye sahip kişi veya kurumlardır. Bunlar; iç müşteriler, dış müşteriler, yöneticiler, departman temsilcileri, son kullanıcılar, tedarikçiler ve hatta yasal otoriteler olabilir.

2. Güçlü Bir Paydaşın Olması Gereken Özellikleri

- Kendi iş alanına ve süreçlerine dair yeterli bilgiye sahip olmalı. (EN çok sıkıntı yaşanan bölümdür.)

- Projenin stratejik hedefleriyle kendi beklentisini uyumlu hâle getirebilmeli. (Ego çatışması yaşanan bölümdür.)

- Geri bildirim verirken yapıcı olmalı. (Ego çatışması yaşanan durumdur.)

- Erişilebilir ve zamanında katkı sağlayabilmeli. (Ego çatışması yaşanan durumdur.)

- Değişiklik taleplerinde gerçek ihtiyaçlarla hareket etmeli. (Bilgi eksikliği nedeniyle, taleplerin anlamsızlaşması sık yaşanan bir durumdur.)

3. Zayıf ya da Zararlı Paydaş Davranışları

- Sürekli değişen ve gerekçesiz taleplerle kapsam kaymasına yol açmak.

- Projeyi sabote edecek şekilde ekip içinde negatif yorumlar yaymak.

- Bilgi eksikliğine rağmen karar alma süreçlerine müdahil olmak.

- Diğer paydaşlara karşı pasif-agresif davranışlar sergilemek.

- Proje başarısız olursa “zaten olmazdı” demek, ama destek vermemek.

4. Paydaşların Proje Ekibi Üzerindeki Etkisi

Bir paydaşın tutumu, proje ekibinin motivasyonunu doğrudan etkiler.

- Sürekli negatif yaklaşım, ekipte moral bozukluğuna neden olur.

- Gereksiz revizyonlar, zaman ve emek israfı yaratır.

- Belirsiz beklentiler, proje yöneticisinin ekip üzerindeki otoritesini zedeler.

- Güvensizlik, ekip üyelerinin inisiyatif alma cesaretini düşürür.

5. Paydaşlarla Etkili İletişim ve Yönetim Stratejisi

- Paydaş haritası oluşturarak etki ve ilgilerine göre sınıflandır.

- Kritik paydaşlarla düzenli iletişim kanalı kur.

- Bilgi eksikliği varsa, sürecin başında onları bilgilendir.

- Söz hakkı vereceğin alanları net sınırlarla belirle.

- Her geri bildirimi olduğu gibi kabul etme; analiz et, gerekirse yönlendir.

Sonuç

Bir projenin görünmeyen riski, pasif-agresif ya da sorumluluktan uzak duran paydaşlardır. Proje zekâsı, sadece iç ekibi değil, çevresel etkileri de okuyabilme becerisidir. Güçlü bir proje paydaş yönetimi olmadan, en iyi proje planı bile yolda kalabilir.

Bölüm 6 - >